Como estruturar o atendimento no cartório?

Estruturar o atendimento no cartório é essencial para garantir uma experiência eficiente e satisfatória para os cidadãos. Com práticas bem aplicadas, é possível atender às demandas e evitar filas. A seguir, veja cinco passos práticos para oferecer um atendimento no cartório de qualidade.

Avaliação da demanda e fluxo de pessoas

Para otimizar o atendimento no cartório, é essencial compreender a demanda e os períodos de maior movimento. Afinal, avaliar os horários de pico permite organizar melhor o número de atendentes. Dessa forma, é possível distribuir o atendimento, evitar filas longas e melhorar a experiência do usuário.

Organização do espaço físico

Um espaço físico bem organizado facilita o atendimento no cartório. Portanto, dividir o local em setores bem sinalizados contribui para a agilidade e para o conforto dos cidadãos. Assim, áreas de espera bem definidas e balcões de atendimento separados garantem um fluxo mais eficiente e satisfatório.

Treinamento da equipe de atendimento

Um atendimento no cartório eficiente exige uma equipe treinada. Colaboradores bem capacitados conseguem responder dúvidas e orientar os usuários com precisão. Sendo assim, investir em treinamentos frequentes fortalece o domínio sobre os processos e melhora a postura dos atendentes. Isso reflete diretamente na satisfação do público.

Pesquisa de satisfação 

Realizar pesquisas de satisfação é uma maneira prática de entender a experiência dos usuários. Com o feedback, é possível identificar pontos de melhoria e ajustar o atendimento no cartório conforme as necessidades dos cidadãos. Afinal, a opinião dos clientes contribui para um serviço cada vez mais ajustado e eficaz.

Uso da tecnologia para apoiar os atendimentos

A tecnologia é uma aliada para o atendimento no cartório. Dessa forma, com sistemas que permitem agendamentos online e consulta de processos, o tempo de espera reduz e o fluxo melhora. Ferramentas digitais oferecem mais comodidade aos usuários e otimizam a rotina dos atendentes.

Conheça o Akioras

O Akioras é a plataforma desenvolvida pela Argon para o agendamento online dos serviços oferecidos pelos cartórios. Com ele, é possível garantir um atendimento seguro, com horário marcado, evitando filas e aglomerações. 

A plataforma permite ainda personalizar setores, guichês, serviços e formulários conforme a necessidade do cartório. Além disso, o Akioras integra-se ao sistema de registro civil da Argon, facilitando e agilizando registros de nascimento, casamento, óbito e livro E.

Seguindo esses passos, o atendimento no cartório se torna mais ágil e focado nas necessidades dos cidadãos. Dessa maneira, a experiência do usuário melhora e o serviço ganha em eficiência e qualidade.