Maneiras de aumentar a produtividade no cartório

Para que um cartório seja bem-sucedido, consistente e demonstre credibilidade junto ao público, é preciso que, internamente, use as melhores estratégias de organização e produtividade, para que tudo ocorra com eficiência. Portanto, a adoção de soluções que sejam capazes de modernizar a rotina operacional precisa ser um objetivo constante. 

Quando o assunto é produtividade no cartório, o foco precisa estar na oferta de serviços que vão garantir celeridade a todo o sistema. Sendo assim, a maneira como os atendimentos são realizados deve ser avaliada a fim de estabelecer se os resultados estão dentro, abaixo ou acima do esperado.

Como avaliar a produtividade do cartório?

Cada serventia pode adotar os indicadores que considerar mais importantes para avaliar se sua produtividade, incluindo, por exemplo, tempo médio de espera do cliente na fila, número de cadastros feitos por colaborador diariamente, números de erros cometidos em cadastros ou registros etc.

Entretanto, antes disso, é preciso avaliar questões que possam estar afetando esse desempenho. Alguns exemplos são processos ineficientes, uso de tecnologia desatualizada, funcionários desmotivados, entre outros. Esses e tantos outros podem ser detectados a partir de pesquisa de clima organizacional, conversas com os funcionários ou mesmo por meio de uma consultoria.

Aspectos que impactam positivamente a produtividade

Rapidez no atendimento 

De fato, ninguém gosta de ficar muitos minutos, quem dirá horas, resolvendo questões burocráticas nos cartórios. Em algumas cidades brasileiras, foram estabelecidas leis municipais que determinam um tempo máximo de espera de 15 ou 20 minutos nas filas dos tabelionatos de notas. Sendo assim, os cartórios que excederem esse período ficam passíveis de multas pela prefeitura local. Por isso, é imprescindível não negligenciar tal questão. Afinal, o nível de satisfação dos clientes aumenta significativamente com a rapidez no atendimento, e outros fatores positivos também podem ser conquistados, como o crescimento do faturamento do cartório e de sua reputação.

O Akioras é uma plataforma online de agendamento digital rápida e funcional que facilita o atendimento ao público nos cartórios. Desenvolvida pela Argon, pode ser utilizada para qualquer tipo de serviço ou natureza de cartório. Isso porque o Akioras permite a personalização dos setores, serviços e formulários. Um sistema constantemente atualizado, didático e fluído, sempre com suporte de qualidade, que permite  integração com o registro civil da Argon.

Forneça treinamentos

O treinamento é uma ferramenta multifacetada e valiosa para qualquer tipo de negócio. Ele funciona como um recurso para motivação e valorização do funcionário e, também, para orientá-lo sobre as melhores práticas de trabalho. Portanto, utilize os treinamentos a favor da produtividade do cartório.

É possível fazer ações focadas em atendimento ao cliente (para acabar com o problema do tempo excessivo de atendimento ao público, por exemplo) ou, mesmo, em cursos específicos para a realização de determinadas tarefas.

Adote normas ISO 

Os padrões ISO são um conjunto de regras que visam ordenar a gestão de uma empresa em seus diversos ramos. As normas ISO são estabelecidas pela Organização Internacional para Padronização (OIP) com o objetivo de oferecer orientação, coordenação, simplificação e unificação de critérios, estabelecendo assim um Sistema de Gestão de Qualidade. Um dos princípios estruturais das normas ISO é o da melhoria contínua. 

A ISO 9001 é normalmente implementada no segmento de cartórios. Estabelece os requisitos que se deve atender para ter um correto sistema de gestão da qualidade implantado, bem como a detecção e correção de erros, e demais processos que podem impactar positivamente a produtividade.

Já a NBR 15906 – Gestão empresarial para serviços notariais e de registro - é uma norma específica para cartórios. Ao estabelecer requisitos para demonstrar a capacidade dos serviços notariais e de registro,  ajuda a serventia e obter uma melhor gestão e a aumentar a produtividade. 

Converse com a Argon

Mesmo que as naturezas cartorárias sejam distintas e possuam finalidades específicas, a Argon oferece serviços e produtos que possibilitam a completa administração, além de tecnologia da informação, para o segmento extrajudicial. Fale agora mesmo com os nossos especialistas. Estamos esperando o seu contato!