Os benefícios da transformação digital para os cartórios

A transformação digital já é uma realidade em diversos âmbitos da sociedade. E com os serviços extrajudiciais não poderia ser diferente. A inovação tecnológica é algo que alimenta a expectativa dos clientes, sendo uma necessidade iminente para a gestão e funcionamento do setor. Assinatura eletrônica, assinatura digital, biometria, blockchain são apenas alguns dos termos que estão em evidência. Sendo assim, ao aliar tecnologia e excelência no serviço prestado, os cartórios não só fortalecem suas missões perante o público, mas também garante melhorias internas que facilitam a rotina dos funcionários e o gerenciamento das unidades. 

De fato, a pandemia acelerou os processos tecnológicos. Nesse sentido, o Conselho Nacional de Justiça (CNJ) editou o Provimento 100, que dispõe sobre a prática de atos notariais eletrônicos utilizando o sistema e-Notariado, criou a Matrícula Notarial Eletrônica-MNE e outras medidas. Porém, o Provimento 74 já estabelecia “padrões mínimos de tecnologia da informação para a segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”, sendo essa uma norma essencial para lidar com boas práticas na gestão da TI.

Benefícios da transformação digital

Mais segurança 

Com a entrada em vigor da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), é preciso garantir a privacidade dos dados de todos os clientes. Dessa forma, é um direito deles saber exatamente como os dados pessoais estão sendo utilizados, bem como as medidas para mantê-los em segurança. Portanto, a transformação digital deve abranger uma política clara e objetiva, incluindo princípios e fundamentos da LGPD. Assim, é possível construir uma relação de confiança com os titulares de dados e outras partes interessadas. 

Sustentabilidade

Ao investir em tecnologia, é notável a redução das despesas operacionais. Porém, outra grande vantagem é contribuir com a sustentabilidade. A Anoreg/BR lançou o projeto Cartórios 2030 - Desenvolvendo o futuro com sustentabilidade, que tem como foco a Agenda 2030 coordenada pelas Nações Unidas. Aprovada em 2018 e adotada por 193 países, incluindo o Brasil, a Agenda incorpora 17 Objetivos de Desenvolvimento Sustentável relacionados com a efetivação de direitos humanos e promoção do desenvolvimento, incorporando em continuidade os 8 Objetivos de Desenvolvimento do Milênio, a partir de subsídios estruturados na Rio +20 (1). As ações no âmbito extrajudicial também foram determinadas pelo Provimento nº 85/2019, da Corregedoria Nacional de Justiça (2). 

Entretanto, ainda há um longo caminho a percorrer. Segundo pesquisa feita pela Serasa Experian, ainda que 87% das empresas afirmam se preocupar em reduzir o uso do papel no escritório, 63% das companhias brasileiras de todos os portes e segmentos ainda não adotaram o processo de assinatura digital e/ou eletrônica; continuam gastando recursos naturais ao usar papel e caneta para assinar documentos e lidando com os problemas relacionados ao seu armazenamento.

(1) https://www.cnj.jus.br/programas-e-acoes/agenda-2030/o-que-e-a-agenda-2030/

(2) https://atos.cnj.jus.br/atos/detalhar/2988

Experiência do cliente aprimorada

Os clientes colhem todos os benefícios quando os serviços extrajudiciais investem em tecnologia: segurança, processos rápidos, menos deslocamento, menos tempo e menos complicações. Para agendamentos, a Argon lançou o Akioras, plataforma digital que permite aos cartórios e ao público mais rapidez e agilidade.  Para emissão de Certidões de Inteiro Teor digitalizadas em 5 minutos, trouxe novo recurso ao Sidoc, gerenciador de documentos eletrônicos. Para proporcionar facilidade de resposta ao usuário, possibilitou ao Site para Cartórios, consultas de certidões do Registro Civil e Tabelionato de Notas, de reconhecimento de firmas e de pedido de Certidões,

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