A tecnologia da informação e comunicação favorecem a superação de desafios para diversos segmentos de mercado.  Com cartórios não poderia ser diferente. Agora difundida em praticamente todas as empresas, proporciona melhorias na prestação de serviços. Também introduz nas organizações uma maneira mais rápida e eficiente de automatizar procedimentos. A tecnologia para cartórios permite, principalmente, aumento de produtividade e qualidade dos serviços oferecidos aos cidadãos.

A escolha de softwares específicos para operação e processamento de dados em cartórios deve ser feita respeitando alguns quesitos. Dois deles são a confidencialidade e segurança. Em 2018, novas regras envolvendo a segurança da informação nas serventias extrajudiciais foram determinadas por meio do Provimento nº 74 do CNJ. Dessa forma, ele dispõe sobre “padrões mínimos de tecnologia da informação para segurança, integridade e disponibilidade de dados para a continuidade da atividade pelos serviços notariais e de registro do Brasil”. Nesse sentido, ordenou a implantação de políticas de segurança como fundamento para assegurar a proteção de dados. E também o fornecimento de informações íntegras e autênticas aos usuários do serviço público delegado.

Importância da tecnologia para cartórios

Graças à sistematização especializada, os notários e registradores são capazes de elaborar a preparação e redação de atos autênticos. Para isso, contam com o auxílio de ferramentas eficazes. Esses softwares devem possibilitar não apenas a formulação dos atos, mas também a edição de todos os documentos. Isso vale para todos que precedem ou seguem a assinatura de um ato. Igualmente, devem permitir que os documentos transitem eletronicamente, mas com total privacidade, integridade e confidencialidade.

Crie com segurança

Criar um documento é o primeiro passo na hora de aproveitar as novas tecnologias. Atualmente, muitos softwares oferecem diversos recursos que permitem a personalização sob medida. Esqueça a folha em branco e use modelos que você pode criar e modificar para a confecção de minutas e atos notariais. Também é possível controlar a emissão de etiquetas de reconhecimento de firmas e qualificação automática das partes. O segundo aspecto é o da visibilidade. Os arquivos eletrônicos incluem todas as partes existentes – cartas, documentos, e-mails, digitalização, chamadas, sms – que são hierárquicos e acessíveis rapidamente.

Para gerenciamento de fluxo de documentos

Como a desorganização de informações representa um risco que vai muito além do simples desperdício de tempo, por que não implantar uma solução e colocar o gerenciamento em um só lugar? Por meio da organização, possibilitada pela tecnologia para cartórios, torna-se viável que um painel de controle forneça informações práticas e precisas, úteis para si e para a administração do coletivo. Dessa forma, é possível descobrir quais tarefas estão pendentes, mas também visualizar estatísticas precisas sobre prazos e cargas de trabalho. Tanto por indivíduo ou grupo de indivíduos, bem como por tipo de mídia e natureza da informação. 

Outro desafio importante para a gestão de documentos digitais é o acesso seguro a esses documentos. Espaços de trabalho colaborativos requerem um gerenciamento preciso do acesso, tais como o cadastro de permissões dos funcionários ao sistema, utilização de câmeras e scanners, opção de GED Notarial, comunicação de dados para órgãos do governo e controle de selos físicos e eletrônicos. 

Agora que você já conhece alguns benefícios trazidos pelas novas tecnologias aplicadas em cartórios, venha conhecer as soluções da Argon. Temos os melhores sistemas para atender seus interesses organizacionais.