Como evitar a procrastinação no seu cartório?

A procrastinação é um dos grandes problemas que os gestores enfrentam na rotina do trabalho. Erroneamente, conclui-se que ela está apenas relacionada a falta de profissionalismo dos colaboradores. Contudo, diversos fatores contribuem para essa situação. 

O que é procrastinação?

Sabe o ditado "não deixe para amanhã o que se pode fazer hoje"? Na procrastinação acontece justamente o contrário. Dessa forma, ocorre o adiamento sistematizado de tarefas importantes, priorizando aquelas não tão relevantes, embora mais fáceis ​​de executar. 

No caso dos cartórios, é necessário detectar precocemente qualquer foco procrastinador para não gerar o efeito bola de neve. Principalmente porque as serventias extrajudiciais funcionam como uma única entidade, onde cada uma de suas peças se encaixam na mesma proporção, ainda que as funções sejam diferentes. Sendo assim, os trabalhos executados contribuem não só para projetos ou propósitos maiores dos cartórios, mas lida também diretamente com o interesse do público. 

Como evitá-la?

Quando uma equipe de trabalho começa a ver resultados, a motivação fará com que ela se mantenha focada em cada objetivo. Mas para atingi-los é necessário ter uma rotina de trabalho com relatórios semanais, por exemplo, sem que isso seja sinônimo de pressão. Anote mais algumas dicas.

Crie metas para o departamento

Se for difícil para os membros de sua equipe, ou até mesmo para você, ver como os trabalhos se conectam, considere criar metas a serem batidas. Assim, será mais fácil associar o trabalho aos objetivos da equipe e entender o impacto de cada um deles na rotina.

Diminua as distrações

As distrações são uma das maiores causas da procrastinação. Quem nunca se pegou dizendo que iria olhar rapidinho o WhatsApp e, de repente, se pegou assistindo três vídeos em sequência? Por isso, é preciso eliminar as distrações. E aqui não estamos falando apenas de redes sociais. Interrupções contínuas por parte de membros da própria equipe também colaboram para a perda de foco. 

Os primeiros passos para eliminar as distrações são desativar as notificações do celular. Para quem trabalha diretamente no computador, é importante deixar abertas apenas as guias necessárias para o trabalho. E não se esqueça de oferecer treinamento para seus colaboradores. Quanto mais seguro de suas funções, menos dúvidas eles terão. 

Calcule o que a procrastinação irá causar

A procrastinação desperdiça tempo. O tempo é gasto, mas não investido. Sendo assim, a falta de produtividade afeta não só o colaborador, mas a equipe inteira. Eles podem ter que pegar a folga e trabalhar no último minuto para fazer as coisas. O hábito de procrastinar também pode fazer com que o início de uma tarefa de alta qualidade fique para depois, já que é necessário correr para terminar a anterior. 

A Argon pode ajudar a sua Serventia

Enquanto gestor, lembre-se que você também tem um papel fundamental no combate à procrastinação. Afinal, já parou para pensar que os colaboradores podem estar tendo essa atitude por dificuldades em realizar tarefas mais complexas? Nesse sentido, não há como procrastinar a digitalização do seu cartório. Otimizar os processos de sua Serventia geram mais valor para todas as operações realizadas, além da aprovação do público.

A Argon conta com diversos produtos que podem fazer toda a diferença na motivação dos colaboradores e na rotina da Serventia. O Akioras é uma solução completa para agendamentos online do seu cartório. O WCRC3 é um software constantemente atualizado com legislação vigente, que permite automação de todos os processos do Registro Civil e um melhor atendimento à sociedade. Temos ainda o WFinanca, sistema de gestão financeira utilizado para automação de processos dessa área do cartório, e o WNotas, sistema de gestão para automação de processos dos serviços notariais, que utiliza tecnologia biométrica e foto para identificação. 

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