É Oficial Registrador ou Tabelião? Saiba como pode aprimorar os processos do cartório

O cotidiano de um cartório para um tabelião ou um oficial precisa conter uma organização impecável em todos os níveis. Somente dessa forma um trabalho excelente será feito, proporcionando resultados vantajosos para todos os envolvidos. 

Os processos do cartório costumam ser complexos e por isso, se não forem bem elaborados e monitorados, podem trazer diversos problemas. Sendo assim, a importância principal de um tabelião ou oficial é contribuir para que a população possa ter acesso a serviços essenciais de qualidade e segurança jurídica durante toda a vida. 

Por isso, para que tudo possa sair como o esperado, o atendimento prestado necessita ser altamente eficiente, com clareza e humanizado. Além disso, precisa ser qualificado para que os transtornos possam ser evitados durante a prestação dos serviços à população. 

Então, para que isso seja colocado em prática, confira agora algumas dicas de como trazer melhorias neste quesito. Afinal, estamos falando em formas de aprimorar processos e consequentemente trazer benefícios.  

O que fazer para aprimorar os processos do cartório?

Realize decisões seguras

É imprescindível que o titular da serventia saiba liderar o cartório para que os processos internos diários sejam bem executados. Dessa forma, é necessário ter decisões rápidas e concretas baseadas em dados seguros. Sentir dúvidas de como agir em certas situações é algo que não pode acontecer. 

Se preferir, pode utilizar a tecnologia para favorecer suas decisões utilizando sistemas de informação, bem como salas de reuniões virtuais e e-mails com atas de reunião e demais assuntos pertinentes aos setores da serventia. Lembre-se que a modernização é essencial principalmente nos tempos de hoje. Então use-a ao seu favor tanto para atender os seus clientes, como para delegar tarefas e tomar decisões assertivas.

Avalie o trabalho dos colaboradores e sistemas utilizados

Outro ponto a ser considerado para melhorar os procedimentos do cartório, é que o tabelião ou oficial avalie as competências dos funcionários periodicamente e atribua atividades de acordo com suas habilidades, além de promover capacitação para que haja melhoria contínua nos processos do cartório, e os colaboradores sejam motivadores dessas mudanças.

Além disso, os sistemas para cartório também devem ser utilizados corretamente para que assim, o titular da serventia possa se dedicar em desenvolver uma gestão mais inovadora, estratégica e principalmente organizada. 

Um bom exemplo ocorre na emissão de relatórios para conferências de atividades mais críticas. Com sistema e processos alinhados e funcionando plenamente, caso seja identificado algum erro, é possível o ajuste no dia vigente. 

Feito desta forma, a liderança do titular da serventia será positiva e o progresso dos funcionários também. Invista em mudanças, na eliminação da ineficiência, melhorias de processos e verá resultados significativos aparecendo.

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A Argon oferece diversas soluções voltadas para gestão que fazem toda a diferença no dia a dia dos cartórios. WNotas -  Sistema de Gestão Notarial, WFinanca – Sistema de Gestão Financeira e WCRC3 – Sistema de Gestão do Registro Civil são softwares de automação que contam com atualizações constantes. Assim, conseguimos agregar tecnologia aos processos internos das serventias, com foco na segurança, agilidade e excelência na prestação de serviços. Entre em contato conosco e saiba mais sobre nossos produtos.