O que considerar no planejamento anual do cartório?

Com o começo de ano, diversas dúvidas surgem quando se trata do planejamento anual do cartório. Além disso, é importante reforçar que o processo deve ser executado corretamente para auxiliar em uma rotina mais organizada. A seguir separamos alguns pontos que podem ser muito importantes quando se deseja começar 2023 com o pé direito.
 

Qual a importância do planejamento anual do cartório?

Assim como todo detalhamento que envolva objetivos, gestão e administração de tarefas, o planejamento anual do cartório é imprescindível. Afinal, por meio dele é possível aperfeiçoar a qualidade dos serviços e otimizar as tarefas dos colaboradores, por exemplo. 

Por se tratar de uma área repleta de atualizações legais constantes, também é importante registrar as metas estabelecidas. Isso irá auxiliar no momento de ajustar as expectativas com a equipe e gestão.

Bem como os demais benefícios, este documento também é de muito auxílio para o setor financeiro do cartório. Isto é, reunindo dados atuais e perspectivas futuras, objetivos são traçados e multas/pendências são evitadas.
 

Quais tópicos considerar ao elaborar o documento?

Que tal realizar uma Análise SWOT? Essa ferramenta auxilia na observação das forças, fraquezas, oportunidades e ameaças que se referem ao seu cartório. Dessa forma é possível identificar concorrentes e entender os pontos necessários de melhoria. 

Em seguida, por meio de uma análise do cenário atual, identifique obstáculos reais. Visto que as propostas de solução e ideias de metas precisam ser objetivas, os detalhes e descrições são muito importantes.

Mesmo que os resultados não correspondam às expectativas é fundamental monitorá-los. Desse modo, é mais simples interpretar os dados e buscar entender a causa com o objetivo de revertê-la.

Ainda é importante relembrar que ao realizar estes passos, não só os gestores precisam estar presentes, como também toda a equipe. Afinal, são os colaboradores os grandes responsáveis pelo cumprimento do planejamento anual do cartório.
 

Invista em tecnologia

Inegavelmente a adaptação ao universo digital tem feito parte de cada vez mais áreas. Embora burocráticas e específicas, as novidades tecnológicas também estão presentes no segmento notarial.

Por exemplo, o provimento 134/2022, referente à Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD). Ao mesmo tempo, a  lei 14.382/2022 e o provimento 74/2018 também contam com exigências digitais para cartórios.

As atualizações citadas acima são referentes à tecnologia da informação e processos eletrônicos. Por isso, se investir neste ramo não está incluso no planejamento anual do cartório, é necessário repensar o seu investimento. 

Para que o seu negócio não fique para trás neste quesito, você pode contar com as soluções Argon! Produtos como a Certidão Eletrônica, por exemplo, facilitam o processo de envio e exibição de documentos com assinatura digital.

O WNotas, por sua vez, auxilia na automação de processos, agilizando a prática e a lavratura de reconhecimento de firmas, procurações e escrituras. Com o intuito de reduzir filas e tempo de espera, o Akioras também é um aliado quando se trata de simplificar a rotina nos cartórios e seus clientes.

Além disso, contamos com serviços que incluem a implantação de recursos para aderência à políticas de segurança da informação. Da mesma forma, a conformidade ao Provimento CNJ 74/2018 e a infraestrutura de redes também fazem parte do portfólio Argon.

Aliás, se você gosta de estar por dentro das novidades que cercam o universo notarial e registral, precisa conhecer nossas redes sociais. No Facebook, Instagram e Linkedin você encontra dicas, notícias e recomendações que podem tornar a sua rotina em cartório muito mais simples. Esperamos você!